Fundația InocențiPolitica de retenție (stocare) a datelor personale

a) Termene de stocare a datelor în relație cu beneficiarii și a susținătorilor sau reprezentanților legali ai acestora:

b) Termene de stocare a datelor aparținând reprezentanților partenerilor de afaceri ai Fundației: 

Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale în cadrul Fundației care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitarea dumneavoastră pe adresa de e-mail gdpr@inocenti.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispoziție în cadrul art. 1 și având în vedere condițiile stipulate în cadrul art. 4.  

7. Planul de retenție 

Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele Fundației (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale beneficiarilor si după caz a susținătorilor legali ai beneficiarilor, este furnizat pentru fiecare categorie de activitate relevantă. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor prelucrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care prelucrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, FUNDATIA INOCENTI trebuie să fie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare. 

8. Distrugerea datelor 

Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a Fundației de la data la care aceste date nu mai sunt utile. Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate si prelucrate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor și recuperarea acestora să fie posibilă și rentabilă. 

Când perioada de retenție expiră, Fundația trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau un colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor desemnat sau în lipsa acestuia, a managementului direct al Fundației, astfel încât o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică să poată fi luată în considerare. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile de la regulă vor fi stabilite doar de un membru decizional sau de personalul de conducere al Fundației.

Fundația îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date, dacă activitatea de eliminare a acestora încalcă prezenta Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru Fundație sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise și sancționate conform legii și a Regulamentului Intern. 

9. Solicitările de ștergere a datelor  

Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un email pe adresa gdpr@inocenti.ro în care trebuie să precizați următoarele: 

– Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al Fundației; 

– Numele dumneavoastră; 

– Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (încheierea unui Contract cu Fundația, formular completat în cadrul unei campanii de strângere de fonduri, aplicarea prin transmiterea CV-ului pentru o poziție deschisă în cadrul Fundației, etc.); 

– Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți; 

– Numărul total de înregistrări la care faceți referire și care trebuie șterse, dacă informația este cunoscută.  

Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de o lună zile de la data transmiterii solicitării. În măsură în care, complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns, vom prelungi această perioadă fără a depăși încă o lună de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În acest sens, un reprezentant al Fundației vă va comunica situația solicitării transmise.  

În măsura în care solicitarea transmisă, se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul Fundației cu ștergerea datelor, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul de vedere al Fundației cu privire la solicitarea transmisă și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații: 

– Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate; 

– Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul FUNDATIEI INOCENTI de care acestea au aparținut; 

– Numărul de înregistrări eliminate.  

Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al FUNDATIEI INOCENTI și va fi stocat în forma scanată și în format fizic (hârtie), pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele Fundației o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către beneficiar, colaborator sau sponsor pe adresa de mail furnizată, apoi va fi șters din arhiva e-mailului.  

Dacă trimiteți în atenția noastră o solicitare în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale în cadrul FUNDATIEI INOCENTI, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare a datelor, încercăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, FUNDATIEI INOCENTI va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care FUNDATIEI INOCENTI ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea. 

10. Dezvoltare continuă 

Perioadele de stocare (retenție) vor fi menținute de către Fundație care va efectua modificări, completări și actualizări, ori de câte ori legislația, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu caracter Personal sau modificările organizaționale sau structurale ale FUNDATIEI INOCENTI, impun aceste schimbări. 

11. Actualizări  

Politică noastră de stocare a datelor personale (retenție) poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web și aduse la cunoștința dumneavoastră prin intermediul Site-ului Fundației sau prin informare directă utilizând mijloacele de comunicare pe care ni le-ați acordat inclusiv în acest scop. 

© FUNDATIA INOCENTI – Versiune: aprilie 2023